Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

[Bedrijfsnaam / handelsnaam], [adres], [KVK-nummer] ("wij", "Jaarrekeninggenerator") is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt bij het gebruik van deze dienst. Vragen over dit privacybeleid of over uw gegevens kunt u stellen via [e-mailadres].

2. Welke gegevens wij verwerken

Bij gebruik van de dienst verwerken wij:

• Accountgegevens: e-mailadres en (gehasht) wachtwoord.
• Bedrijfsgegevens: naam, KVK-nummer, rechtsvorm en vestigingsplaats van de onderneming(en) die u aan uw account toevoegt.
• Financiële administratie: de bank- en/of grootboekgegevens die u aanlevert (transactiedatum, bedrag, omschrijving, tegenpartij, rekeningnummer, grootboekrekeningen en -boekingen), en de bestanden die u daarvoor uploadt.
• Antwoorden binnen de dienst: uw antwoorden op de geschiktheidscheck en op gerichte vragen tijdens het opstellen van uw (concept)jaarstukken.
• Documenten en versiegeschiedenis: de door u gegenereerde concept- en definitieve documenten, inclusief een integriteitscontrole (hash) daarvan.
• Gebruiksgegevens: technische logginggegevens die nodig zijn om de dienst te laten werken en te beveiligen (bijv. wanneer een bestand is aangeleverd of een document is vastgesteld).

Wij vragen nooit meer gegevens dan nodig is om uw jaarstukken op te stellen — met name geen gegevens over uw klanten, personeel of derden, behalve voor zover die al in uw aangeleverde bank-/grootboekgegevens voorkomen (bijv. de naam van een tegenpartij op een banktransactie).

3. Waarvoor wij deze gegevens gebruiken

Uitsluitend om de dienst te leveren: het inlezen en normaliseren van uw aangeleverde gegevens, het toepassen van vaste rekenregels daarop, het genereren en bewaren van uw (concept)jaarstukken, en het beveiligen en beheren van uw account. Wij gebruiken uw gegevens niet voor advertenties, profilering of het trainen van AI-modellen.

Bij het indelen van uw banktransacties kan een klein, eigen herkenningsmodel een voorstel doen voor de hoofdgroep en het btw-tarief. Dat model draait in uw eigen browser: de omschrijving en tegenpartij van uw transacties gaan daarvoor niet naar ons of naar anderen, en wij leggen niet vast wat het voorstelt. Het model is vooraf door ons gemaakt op zelf samengestelde voorbeelden, niet op gegevens van klanten, en leert niet van wat u invult. Er is geen externe AI-dienst bij betrokken. Het voorstel is nooit een besluit: u bepaalt zelf de indeling, die pas geldt als u haar opslaat. De programmacode van het model bewaart uw browser, net als de rest van de website, tijdelijk in zijn cache; dat is geen cookie en bevat geen gegevens over u.

4. Op basis waarvan (rechtsgrondslag)

De verwerking is nodig voor de uitvoering van de overeenkomst die u met ons sluit door een account aan te maken en, per boekjaar, de opdrachtbevestiging te accepteren (art. 6 lid 1 onder b AVG). Voor zover wij wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren (zie §6), is dat de grondslag voor die bewaring (art. 6 lid 1 onder c AVG).

5. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen of verhuren uw gegevens nooit aan derden. Wij schakelen enkele gespecialiseerde partijen in om de dienst technisch te kunnen leveren — onder meer voor het hosten van de website, de database, de inlogfunctionaliteit en de opslag van geüploade bestanden. Deze partijen verwerken uw gegevens uitsluitend namens ons, onder een verwerkersovereenkomst, en mogen ze niet voor eigen doeleinden gebruiken.

Wij delen geen gegevens met partijen buiten deze verwerkers, behalve als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

De meest relevante situatie hierbij is een derdenonderzoek van de Belastingdienst (art. 53 AWR): doet de Belastingdienst een concreet onderzoek naar de fiscale positie van één van onze klanten, dan kan zij ons verplichten de daarop betrekking hebbende gegevens te verstrekken. Dit is een zelfstandige wettelijke verplichting die, anders dan bijvoorbeeld bij een notaris of advocaat, niet wordt beperkt door een wettelijk verschoningsrecht: aan een voldoende concreet, op een bepaalde klant gericht verzoek werken wij mee. Een algemeen verzoek zonder wettelijke basis of zonder voldoende bepaalde aanleiding honoreren wij niet. Andere wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld een rechterlijk bevel in een strafrechtelijk onderzoek) blijven daarnaast mogelijk, maar zijn minder waarschijnlijk dan een derdenonderzoek.

6. Hoe lang wij gegevens bewaren

Zolang uw account bestaat, en daarna zo lang als wij daartoe verplicht zijn of dit nog nodig is. Voor administratieve/boekhoudkundige gegevens geldt in Nederland een wettelijke bewaarplicht van ten minste 7 jaar (o.a. art. 52 AWR, art. 2:10 BW); wij bewaren deze gegevens 10 jaar na afloop van het boekjaar waarop zij betrekking hebben. Verwijdert u uw account, dan verwijderen wij de overige gegevens (zoals uw inloggegevens) zodra dat kan, met uitzondering van wat wij nog moeten bewaren.

7. Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies en tegen onrechtmatige verwerking (art. 32 AVG), waaronder maatregelen die ervoor zorgen dat elke organisatie uitsluitend haar eigen gegevens kan zien en dat wachtwoorden en geüploade bestanden veilig worden opgeslagen. Over de precieze technische invulling van onze beveiliging doen wij bewust geen verdere uitspraken.

8. Cookies

Wij gebruiken uitsluitend functionele cookies die nodig zijn om u ingelogd te houden. Wij gebruiken geen tracking-, advertentie- of analytische cookies.

9. Doorgifte buiten de EER

Voor zover een door ons ingeschakelde verwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dat alleen op basis van een AVG-erkende waarborg (zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of modelcontractbepalingen).

10. Uw rechten

U heeft het recht op:

• inzage in de gegevens die wij van u verwerken;
• rectificatie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van uw gegevens, voor zover wij niet wettelijk verplicht zijn ze te bewaren;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van uw gegevens (dataportabiliteit);
• bezwaar tegen de verwerking.

Op uw dashboard kunt u zelf al uw gegevens downloaden, en een verzoek doen om uw account op te zeggen of al uw gegevens te laten verwijderen; wij handelen een verzoek binnen een maand af. Voor de andere rechten, of als u er niet uitkomt, neemt u contact op via [e-mailadres]. Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen van dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als de dienst verandert. Een nieuwe versie geldt vanaf het moment dat deze op deze pagina staat.